Desarrollo

Seleccionando la herramienta

¿Qué herramientas hay en Moodle que permitan al usuario elegir opciones? La primera idea que nos puede venir a la cabeza es una herramienta tipo encuesta, pero no es útil para este fin pues necesitamos que la elección sea excluyente, es decir, que una vez que alguien elija algo, otros no puedan seleccionar esa misma opción. Y así se nos ocurrió la herramienta “Elección de grupo”. Ésta permite limitar el número de participantes en cada grupo-cita, que los usuarios pertenezcan a un único grupo-cita (o no), que se pueda modificar la elección (o no), importar los grupos-citas desde un archivo .csv, que los resultados (las elecciones) no sean públicas y otras características comunes con otros módulos, como restricciones por tiempo y tipos de usuario.

Creando las citas

Así, teniendo claro que era la herramienta adecuada, ¿cómo la implementamos? El primer paso es tener claro cuántas citas se van a dar y con qué frecuencia (según las necesidades, pues no es lo mismo matrícula de Secretaría, recogida de libros de préstamo o entrega de éstos) y reflejarlas en una hoja de calculo (nosotros usamos Calc). Utilizamos tres columnas: una con “Cita 001”, “Cita 002”, etc. que se generan muy fácilmente con “autocompletar”, una segunda con la fecha y una tercera con las horas que se generan muy fácilmente copiando y pegando y la última, que une las tres anteriores. Podemos generar así en pocos minutos varios centenares de citas. Esta imagen muestra un ejemplo:

Este archivo nos ayuda a crear un archivo .csv cuya primera fila será “groupname” y el resto de filas serán la cuarta columna de la hoja de cálculo, tal como se muestra en esta imagen:

Configurando la herramienta

Y ya están en condiciones de ser importados como grupos de ese curso (tendremos cursos distintos para las distintas citaciones), tal como se muestra en esta imagen:

El siguiente paso es configurar el recurso “Elección de grupo”. En la siguiente imagen se muestran las opciones:

Los primeros campos garantizan la protección de datos, es decir que los participantes no puedan ver qué otras citas han sido asignadas. La limitación general en este ejemplo ha sido uno, pues hay un usuario en cada franja de tiempo (7 minutos). Sin embargo, si pensamos que la llegada de usuarios va a ser más irregular y/o podemos atender a varios usuarios simultáneamente (como suele ocurrir en Secretaría), podemos subir ese límite (por ejemplo, tres usuarios en una misma cita, cada 15 minutos).

Creando la ayuda

Y así, en verano de 2020 ya estaba lista la herramienta para elegir citas. Pero, siendo como era algo nuevo para los padres, surgieron dificultades. Ningún alumno había usado la “Elección de grupo” y los padres habían usado el Aula Virtual, en su conjunto, todavía menos. Así que, después de las primeras llamadas telefónicas pidiendo ayuda, incluimos una etiqueta en el curso de las citaciones, con el aspecto que muestra la imagen:

Obsérvese que, aunque se matricula a los alumnos por cohortes, se ha dejado abierta la automatrícula sin contraseña, por si algún alumno hubiera quedado fuera.

Utilizando las citaciones

Una vez puesto en funcionamiento el sistema de citas y comenzado el proceso de petición por parte de las familias, las citas empiezan a llegar. ¿Cómo trabajamos esos días? Pues, tanto si estamos con citaciones para ACCEDE como con citaciones para Secretaría, en ambos casos exportamos los listados a una hoja de cálculo. Para ello vamos a ver las respuestas y luego las exportamos, tal como se muestra en la imagen:

Esos listados se pasan diariamente (pues puede haber cambios, al estar los usuarios autorizados a modificar su elección) al personal de administración y servicios que se encargan de ello. A partir de este momento, ellos van a utilizar las herramientas de gestión de ACCEDE y Raíces. Todo lo explicado hasta ahora ha sido nada más (y nada menos) que para gestionar la llegada de los alumnos y/o tutores legales al centro.