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"EducaMadrid, contigo...": Momento de hacer limpieza

El pasado miércoles, 8 de junio de 2022, Irene Olalla Holgado, Asesora Técnica Docente del Servicio de Plataformas Educativas, presentó la tercera sesión de "EducaMadrid, contigo...".

"EducaMadrid, contigo..." es un ciclo de sesiones periódicas que se emiten en directo y tienen una duración aproximada de entre 15 y 30 minutos. Su objetivo es poner en conocimiento de nuestros usuarios múltiples ejemplos de buenas prácticas y de buen uso de las herramientas y recursos de EducaMadrid, de experiencias que difundirán nuevas ideas y enriquecerán vuestro manejo de la plataforma. A través de “EducaMadrid, contigo…” queremos acompañaros y estar cerca de vosotros para que nos conozcáis mejor y para que podamos aprender de vosotros y con vosotros.

Durante nuestras sesiones en directo podréis plantear vuestras preguntas sobre el tema tratado desde esta misma página de emisión. Al final de cada sesión. Cada ponente responderá a unas cuantas preguntas, las más interesantes, para ampliar o concretar el contenido del directo.

En estos días próximos a fin de curso, Irene Olalla Holgado dio ideas sobre cómo gestionar diversas situaciones de las que pueden darse en los centros educativos. Alumnos, profesores y familias sabemos muy bien que los centros educativos son lugares llenos de vida en los que no solamente se da clase y pueden llegar a darse situaciones difíciles de gestionar. Nos mostró que el aula virtual de EducaMadrid es un reflejo del aula física, en el que docentes y estudiantes pueden trabajar, compartir y comunicarse respetando principios importantes como la privacidad, la minimización de datos y los derechos de autor.

¿Es suficiente quitar a los alumnos de un año para otro? ¿Hay que hacer algo más para borrarlos?

Dar de baja a un alumno desmatriculándolo no borra sus datos, ya que quedan disponibles por si volviera a rematricularse. Para borrar definitivamente los datos de los alumnos de ese curso solamente hay dos opciones:

  • Borrar el curso. No lo pueden hacer usuarios con rol de "Profesor" solamente. Hay que tener como mínimo rol de "Creador de cursos".
  • Reiniciar el cuso. Los usuarios con rol de "Profesor" pueden hacerlo.

¿Cómo se duplica un curso?

Dentro de la misma aula virtual es muy sencillo mediante la opción "Importar".

Enlace a ayuda sobre cómo importar cursos y recursos.

¿Cómo guardar copias de seguridad?

Hay dos tipos de copias de seguridad:

  • Manuales (o de usuario): copias de materiales (recursos y actividades), creadas por profesores. No incluyen datos de alumnos. Se pueden copiar aquellos recursos que sean del propio profesor o que gocen de una licencia que permita su copia. Pueden hacerse tantas copias como se desee, incluso en equipos privados del docente ya que no hay riesgo de robo de datos personales. Eso sí, el sitio donde conservarlas no es el aula virtual, ya que el aula virtual no es un almacén, sino un espacio que debe estar despejado para poder trabajar mejor. El "almacén" idóneo para esas copias es Cloud.
  • Automáticas (o automatizadas): copias creadas semanalmente por el sistema. Incluyen materiales (recursos y actividades) y datos de todos los participantes, como sus calificaciones, comentarios en foros, tareas, respuestas en cuestionarios... Solamente deben copiarse por causa justificada y no deben salir de los equipos de la Administración. Requieren custodia bajo medidas de seguridad y deben ser destruidas en cuanto dejen de ser necesarias.

Enlace a ayuda sobre copias de seguridad.

¿Cómo se crea la copia de seguridad manual?

Desde la rueda dentada->Copia de seguridad.

Rueda dentada->Copia de seguridad

Enlace a ayuda sobre copias de seguridad de usuario.

¿Cómo se descarga en un pendrive o en el ordenador la copia de seguridad que hemos creado?

Una vez creada la copia, simplemente pulsamos en "Descargar", como indica la imagen:

Clic en "Descargar", que aparece a la derecha del nombre del archivo

Si no la descargamos en el mismo momento de crearla, podemos volver a esa misma pantalla desde rueda dentada->Restaurar.

Una vez descargada, ¿cómo la borro para que no ocupe espacio del aula virtual?

Desde rueda dentada->Restaurar accedemos a nuestra zona de copias de usuario y podemos tanto descargarlas como borrarlas.

Rueda dentada->Restaurar

Enlace a ayuda sobre borrado de copias de seguridad de usuario.

¿Cómo se crean copias de seguridad con datos de alumnos?

Las copias de seguridad con datos de participantes solamente las puede crear:

  • El sistema, de forma periódica, para los cursos que el sistema detecte que están usándose según unos criterios automatizados.
  • Los técnicos de EducaMadrid, por causa justificada.

Si cambia la versión cuando se restaura un backup, ¿hay algún problema?

Los técnicos de EducaMadrid comprueban cada vez que cambian de versión que las copias de seguridad del curso anterior son compatibles con la nueva versión. No obstante, si se conservan copias que no se van a utilizar durante varios años, es aconsejable ir actualizándolas a versiones más recientes. Para ello basta con restaurarlas y crear una nueva copia de seguridad manual.

Enlace a ayuda sobre restauración de copias de seguridad.

¿Cuánto tiempo hay que conservar los datos?

Depende por un lado de las instrucciones correspondientes a cada tipo de enseñanza y por otro, de si hubiera algún procedimiento administrativo o judicial pendiente de resolución.

Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos.
Artículo 53. Tiempo de conservación y destrucción de documentos

Si se solapa el tiempo que hay que conservar los datos con el comienzo del curso siguiente, ¿qué hay que hacer?

Supongamos que tenemos que conservar los datos de un curso terminado en junio de 2022 hasta diciembre de 2022 porque tenemos que conservar esos datos seis meses. No podríamos reutilizar el mismo curso en septiembre, ya que no tendríamos modo de eliminar los datos de los alumnos de 2021/22 sin eliminar los datos de los alumnos de 2022/23.

Lo más sencillo sería:

  1. Ocultar el curso 2021/22.
    1. Cómo ocultarlo desde cuentas de dirección o de coordinación TIC.
    2. Cómo ocultarlo desde cuenta con rol de profesor.
  2. Importar los materiales del curso 2021/22 en un nuevo curso 2022/23.
  3. En diciembre, borrar el curso 2021/22. 

¿Cómo puedo borrar mensajes del aula virtual?

Reiniciar o borrar cursos no sirve para borrar los mensajes de la mensajería individual del aula virtual, ya que está a un nivel superior al nivel del curso.

En la mensajería individual del aula virtual, borrar tu propio mensaje solamente lo borra de tu lado de la conversación. Cada usuario decide qué mensajes (tanto emitidos como recibidos) conserva.

En la mensajería de grupo, mientras el grupo exista, funciona igual. Pero en este caso sí es posible que el profesor borre todo, borrando el grupo.

¿Quién tiene permisos para acceder a mi curso?

Cada profesor puede configurar su curso para que puedan o no puedan acceder:

¿Cómo puedo donar un curso?

Si todos los contenidos del curso tienen una licencia que permite compartirlo, se puede donar contactando con PortalCAU.

¿Dónde puedo ver los cursos donados?

En https://aulavirtual35.educa.madrid.org/aulas/

¿Como puedo incorporar cursos donados por profesores?

Podemos incorporar cursos donados por profesores siguiendo estos pasos.

¿Dónde está el vídeo de la presentación con los enlaces a normativa y ayuda?

El vídeo de presentación con los enlaces a normativa y ayuda está en este enlace. Y también se puede ver justo aquí debajo.

Vídeo con enlaces a documentos de ayuda y normativa (en ventana nueva)

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El pasado martes, 24 de mayo de 2022, Daniel Esteban Roque, Asesor Técnico Docente del Servicio de Plataformas Educativas, presentó la segunda sesión de "EducaMadrid, contigo...". "EducaMadrid, contigo..." es un ciclo de sesiones periódicas que se emiten en directo y tienen una duración aproximada de entre 15 y 30 minutos. Su objetivo es poner en… Leer más