Las aplicaciones ofimáticas son un conjunto de programas informáticos que van a permitir realizar un conjunto de tareas habituales en cualquier entorno empresarial.
MÉTODOS DE INSTALACIÓN/USO DE LAS APLICACIONES OFIMÁTICAS
Aunque la mayoría de las aplicaciones ofimáticas están disponibles para su instalación en el disco duro del ordenador, podemos encontrarnos al menos 3 opciones:
- Instalar las aplicaciones ofimáticas físicamente en el ordenador, con el usuario ADMINISTRADOR. Con este procedimiento de instalación restringimos la instalación de aplicaciones en el equipo informático, garantizando una cierta seguridad en su uso. No se requiere acceder al ordenador con este usuario si estamos utilizando aplicaciones en la nube (cloud).
- Instalar aplicaciones portables en el ordenador, de esta forma podemos trabajar en un ordenador en el que no tengamos derechos de administración y trabajar con nuestras aplicaciones portables. Las hay de todo tipo: aplicaciones ofimáticas, de retoque fotográfico, de diseño web, etc. Una vez instaladas por el usuario, basta con borrar la carpeta donde se instaló y no deja rastro.
- Utilizar aplicaciones en la nube (cloud), que solo requieren de un acceso a Internet y normalmente una cuenta de usuario más contraseña. Aquí entraría Office 365, Drive, Bloger, Drive y todas las aplicaciones en la nube de Microsoft y Amazon, por ejemplo.
Dado que se está haciendo uso cada vez más de las aplicaciones en la nube (cloud), nos vamos a centrar en ellas, aunque añadiendo las posibles opciones de instalación.
En la mayoría de los casos se utilizan aplicaciones del tipo procesador de texto, hojas de cálculo, bases de datos y presentaciones, realización de páginas web, edición de vídeo y de sonido, compresión/descompresión de ficheros, transferencia de datos, etc.
Cada una de estas aplicaciones ofimáticas las podemos encontrar para diferentes sistemas operativos (windows, linux y mac), pero al trabajar en la "nube", (cloud) nuestras aplicaciones ofimáticas son independientes del sistema operativo con el que trabajemos. Esto es debido a que utilizamos un navegador web para acceder a éllas.
El utilizar estas aplicaciones en la "nube" (cloud), es decir alojadas en servidores remotos de algún proveedor de servicios de internet, nos va a facilitar la recuperación/visualizar la información o archivos desde cualquier equipo informático, independientemente del sistema operativo que tenga nuestro ordenador y del lugar físico en el que nos encontremos.
APLICACIONES OFIMÁTICAS DE TEXTO, PRESENTACIONES, BASES DE DATOS, HOJAS DE CÁLCULO
Aunque hay más aplicaciones ofimáticas que las que menciono, me voy a centrar en dos de las más usadas. Disponen de procesador de texto, de presentaciones, de bases de datos relaciones, de hojas de cálculo, correo electrónico, compartición de trabajo, salas de reuniones online, etc.
En el caso de Microsoft, solo publicita la versión online: Office 365, hay muchas fuentes de información para su estudio, pero una básica y fiable es la web del desarrollador, en el apartado de soporte. En esta página podemos ver muchas de las funcionalidades básicas y avanzadas de las aplicaciones.
La aplicación más compleja en mi opinión que tiene bastantes salidas profesionales, es la aplicación de bases de datos relacionales, Access, que aparece explicada en videos en la web del desarrollador. Las otras aplicaciones online también tienen su tutorial correspondiente.
Otra suite ofimática en la nube, es Google Docs, que dispone de muchas aplicaciones equivalentes a las antes mencionadas y muchas más que al menos de momento, son gratuitas.
El equivalente gratuito a esta suite ofimática es Libreoffice, que al igual que la anterior, tiene una web con abundante soporte técnico y todo tipo de vídeos y explicaciones. En mi caso, prefiero tener las aplicaciones ofimáticas en el ordenador, por si no tenemos conectividad con Internet.
Existe una versión de Libreoffice Portable, que nos permite instalarla en un ordenador en el que no tengamos permisos de administrador.
VENTAJAS E INCONVENIENTES DE LAS APLICACIONES EN LA NUBE/ONLINE
Al utilizar aplicaciones en la nube, todas las pulsaciones de ratón/acciones que realicemos en el teclado, quedan almacenadas en la nube y en el caso de un corte de suministro eléctrico, los datos están almacenados en la nube; por contra, si tenemos la aplicación instalada en el ordenador escribiendo un documento y se corta la luz, se pierden todos los datos.
Puesto que las aplicaciones ofimáticas disponibles en la nube normalmente requieren de un usuario y contraseña o están asociadas a una cuenta de correo, he añadido un documento en el que se describe como crear una cuenta de correo electrónico que, una vez en dicha cuenta de correo, nos permite utilizar muchas aplicaciones ofimáticas en la nube, independientes del sistema operativo en el que trabajemos, como indiqué anteriormente.